Perencanaan

1.    Proses Perencanaan

a. Pengertian Perencanaan

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.

b. Empat Tahap Dasar Perencanaan

Tahap  1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan, perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumberdaya-sumbersayanya secara tidak efektif

Tahap 2. Merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumberdaya-sumberdaya yang tersedia untuk pencapaian tujuan adalah sangat penting. Karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan yang lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik yang didapat melalui komunikasi dalam organisasi,

Tahap 3. Mengidentifikasi segala hambatan dan kemudahan. Segala kekuatan dan kelemahan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui factor-faktor lingkungan intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuannya , atau mungkin menimbulkan masalah.

Tahap 4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan. Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif- alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif tersebut dan penilaian alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.

c. Rencana Operasional

Perencanaan operasional: Kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.

Perencanaan operasional yang khas :

1.    Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan

2.    Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional

3.    Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.

4.    Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.

5.    Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.

d. Rencana Strategi

Perencanaan strategi: Kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif yang telah diarahkan. Menentukan tujuan untuk organisasi kegiatan apa yang hendak diambil sumber-sumber apa yang diperlukan untuk mencapainya.

Tahap perencanaan strategi:

1.    Identifikasi tujuan dan sasaran

2.    Penilaian kinerja berdasar tujuan dan sasaran yang ditetapkan

3.    Penentuan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran

4.    Implementasi perencanaan strategi

5.    Evaluasi hasil dan perbaikan proses perencanaan strategi

Tujuan perencanaan strategi: mendapatkan keuntungan kompetitiff (competitive advantage).

Manajemen Strategi

Manajemen strategi: proses pengarahan usaha perencanaan strategi dan menjamin strategi tersebut dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin kesuksesan organisasi dalam jangka panjang.

Tahap manajemen strategi:

1.    Perumusan strategi (strategy formulation)

2.    Pengimplementasian strategi (strategy implementation)

Strategi yang digunakan organisasi

Tiga tingkatan strategi yang digunakan organisasi:

1.    Strategi korporasi (corporate strategy)

Tujuan: Pengalokasian sumber daya iuntuk perusahaan secara total. Srtategi ini digunakan pada tingkat korporasi.

2.    Strategi bisnis (business strategy)

Strategi untuk bisnis satu produk lini. Strategi ini digunakan pada tingkat divisi.

3.    Strategi fungsional (functional strategy)

Mengarah ke bidang fungsional khusus untuk beroperasi. Strategi ini digunakan pada tingkat fungsional seperti penelitian dan pengembangan, sumber daya, manufaktur, pemasaran, dll.

e. Faktor Waktu dan Perencanaan

Faktor waktu dan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu:

1.    Waktu sangat diperlukan untuk meaksanakan perencanaan efektif

2.    Waktu sering diperlukan untk melanjutkan setiap langkah perencanaan

tanpa informasi lengkap tentang variable-variabel dan alternatif-

alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan

memperhitungkan semua kemungkinan.

3.    Jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.

Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perecanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini tergantung pada sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen.

Rencana jangka pendek, menengah dan panjang. Rencana jangka pendek mencakup berbagai rencana dari satu hari sampai satu tahun; rencana-rencana jangka menengah mempunyai rentangan waktu antara beberapa bulan sampai tiga tahun; dan rencana- rencana jangka panjang mengikuti kegiatan selama dua sampai lima tahun, dengan beberapa rencana yang diproyeksikan dua puluh lima tahun atau lebih dimasa yang akan datang. Perencanaan jangka panjang berkenaan dengan perencanaan strategic.

2.    Penetapan Tujuan

a. Misi dan Tujuan Organisasi

Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.

Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :

·         Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan

·         Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya

Unsur penting tujuan adalah :

Hasil-Hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang dengan mana usaha-uasaha / kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan

Tujuan dapat berupa tujuan umum / khusus , tujuan akhir / tujuan antara. Tujuan Umum (tujuan strategic) secara operasioanal tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk hirarki tujuan.

b. Fungsi Tujuan

Ø  Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan

Ø  Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya

Ø  Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi

Ø  Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota

Ø  Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi

c. Managemen By Objective (MBO)

Berkenaan dengan penetapan prosedur-prosedur formal yang dimulai dengan penetapan tujuan dan dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan (langkah) sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan. Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses partisipatif, secara aktif melibatkan manajer dan para anggota pada setiap tingkatan organisasi.

Bidang pokok tujuan adalah : Posisi Pasar, Inovasi, Produktivitas, Sumber Daya Fisik serta Keuangan.

MBO dapat dicapai melalui beberapa upaya untuk efektivitas dari program MBO (unsur evektifitas MBO) , yaitu :

Ø  Pendidikan dan pelatihan bagai manajer

Ø  Keterikatan antara tujuan pribadi dan tujuan organisasi

Ø  Pelaksanaan umpan balik secara efektif

Ø  Didorong adanya peserta dari bawahan

Keunggulan dari manajemen berdasarkan sasaran MBO adalah : Meningkatkan komunikasi antara manajer dan bawahan

Strategi program untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi dan melaksanakan misinya. Rangkaian tujuan sebagai bagian proses MBO harus spesifik dan dapat diukur

Kekuatan Dan Kelemahan MBO

Kebaikan-kebaikan program MBO :

-       Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka

-       Membantu dalam proses perencanaan dengan membuat para manajer menetapakan tujuan dan sasaran

-       Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan

-       Membuat individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi

-       Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu

Kelemahan-kelemahan MBO, mempunyai 2 katagori :

1.    Kelemahan-Kelemahan yang melekat (inherent) mencakup konsumsi waktu dan usaha yang cukup besar dalam proses belajar untuk menggunakan teknik-teknik MBO, serta meningkatkan banyaknya kertas kerja

2.    Menyangkut masalah pokok yang harus dikendalikan agar program MBO sukses :

-       Gaya dan dukungan manajemen

-       Penyesuaian dan perubagan MBO

-       Keterampilan- Keterampilan antar pribadi

-       Deskripsi jabatan

-       Penetapan dan pengorganisasian tujuan

-       Pengawasan metoda pencapaian tujuan

-       Konflik anatara kreativitas dan MBO

  

3.    Pembuat Keputusan

Keputusan (decision) merupakan pilihan yang dibuat dari beberapa alternative yang tersedia. Pengambilan keputusan (decision making) adalah proses identifikasi masalah dan kesempatan kemudian memecahkannya. Pengambilan keputusan yang baik merupakan bagian vital dari maanjemen yang baik, karena keputusan-keputusan yang menentukan bagaimana suatu cara organisasi menyelesaikan masalah, mengalokasikan sumber daya dan meraih sasaran.

Dengan demikian setiap manajer harus menajamkan ketrampilan dalam membuat keputusan. Pertumbuhan, kemakmuran atau atau kegagalan suatu perusahaan merupakan hasil dari keputusan yang dibuat oleh para manajer. Membuat keputusan bukanlah hal yang mudah. Keputusan harus dilakukan ditengah berbagai factor yang terus berubah, ketidakjelasan informasi dan dan aneka pandangan yang bertentangan.

Tipe-tipe keputusan :

1.    Keputusan terprogram (programmed decision), keputusan yang dibuat untuk menangani situasi / masalah yang cukup sering terjadi, sehinnga pembuat keputusan dapat membuat aturan-aturan pembuatan keputusan untuk diterapkan di masa depan. Misalnya keputusan untuk memesan persediaan ketika persediaan berada pada level tertentu.

2.    Keputusan tidak terprogram (nonprogrammed decision), keputusan yang dibuat dalam menanggapi situasi yang unik, tidak familier dan tidak terstruktur serta menimbulkan konsekuensi-konsekuensi penting bagi organisasi.banyak keputusan tidak terprogram melibatkan perencanaan strategis, karena ketidakpastiannya begitu besar dan keputusan merupakan hal yang sangat kompleks.

3.    Keputusan setengah terprogram, keputusan yang sebagian dapat deprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin  dan sebagian tidak terstruktur. Keputusan ini bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan-perhitungan serta analisis yang terperinci

Langkah-langkah pengambilan keputusan.

a.    Pengakuan terhadap persyaratan keputusan. Para manager menghadapi persyaratan keputusan baik dalam bentuk masalah maupun kesempatan. Suatu masalah terjadi ketika pencapaian organisasional kurang dari sasaran yang ditetapkan. Kesadaran terhadap masalah/kesempatan adalah langkah pertama dalam mengambil keputusan dan membutuhkan pengamatan lingkungan internal dan eksternal bagi isu-isu yang membutuhkan perhatian eksekutif.

b.    Diagnosis dan analisis penyebab. Ketika masalah dan kesempatan telah menarik perhatian manager, pemahaman situasi harus diperjelas. Diagnosis adalah salah satu langkah dalam proses pengambilan keputusan.

c.    Pengembangan altrnatif. Pada saat masalah atau kesempatan telah dapat dikenali dan dianalisis, pembuat keputusan mulai mempertimbangkan untuk melakukan tindakan yang diperlukan. Langkah berikutnya adalah menghasilkan alternative solusi yang mungkin dapat menanggapi kebutuhan situasi dan memperbaiki sebab-sebab yang mendasari.

d.    Pemilihan alternative yang diharapkan. Ketika beberapa alternative telah dikembangkan, harus dipilih salah satunya. Keputusan pilihan adalah seleksi yang paling menjanjikan dari beberapa alternative tindakan. Alternative terbaik menyediakan solusi terbaik sesuai dengan sasaran menyeluruh dan nilai-nilai organisasi serta dapat mencapai hasil yang diharapkan dengan penggunaan sumber daya seminimal mungkin.

e.    Implementasi alternative yang dipilih. Termasuk dalam tahap implementasi adalah penggunaan kemampuan manajerial, administrative, dan persuasive untuk meyakinkan alternative yang dipilih dapat dikerjakan.

Keterlibatan Bawahan Dalam Pengambilan Keputusan

Konsep peran serta  dalam pengambilan keputusan  mula-mula diperkenalkan oleh French et al.(1960), ketika mengatakan bahwa peran serta menujukan suatu proses antara dua atau lebih pihak yang mempengaruhi satu terhadap yang lainnya dalam membuat rencana, kebijakan, dan keputusan. Peran serta bawahan dalam mengambil keputusan sesungguhnya lahir dari desakan kebutuhan psikologis yang mendasar pada setiap individu.

Keinginan untuk berperan serta menurut Archbold (1976) didorongkan oleh kebutuhan akan hasrat akan kekuasaan, ingin memperoleh pengakuan, dan hasrat untuk bergantung pada orang lain, tetapi juga sebaliknya tempat orang bergantung. Pentingnya peran serta bawahan dalam pengambilan keputusan juga diakui oleh Alutto dan Belasco (1972), karena dengan demikian ada jaminan bahwa pemeran serta(karyawan) tetap mempunyai kontrol atas keputusan-keputusan yang diambil. Apabila pemeran serta tidak dapat mengontrolnya, maka organisasi akan mengalami kerugian, sama dengan tidak ada peran serta sama sekali.

Para menejer akan sulit untuk membuat keputusan tanpa melibatkan para bawahannya, keterlibatan ini dapat formal seperti pengguanaan kelompok dalam pembuatan keputusan; atau informal seperti permintaan akan gagasan-gagasan.

Bantuan para bawahan dapat terjadi pada setiap tahap proses pembuatan keputusan. Bermacam-macam bentuk peran serta bawahan dalam pengambilan keputusan telah diperkenalkan oleh sejumlah penulis. Seprti Cotton et al. (1988) yang mencoba mengadakan penelitian terhadap berbagai karya tulis tersebut dengan mengumpulkan lebih dari 400 artikel tentang peran serta dalam pengambilan keputusan. Dimana setiap artikel itu diklasifikasikan ke dalam lima sifat peran serta, yaitu ; formal-tidak formal, langsung-tidak langsung, tingkat pengaruhnya isi dari keputusan, dan jangka waktunya singkat atau lama.  Dari lima sifat peran serta itu dengan memperhatikan berbagai bentuk peran serta yang tersedia dalam kepustakaan, dirumuskanlah enam kombinasi bentuk peran serta, yaitu:

(1) Peran serta pengambilan keputusan dalam bidang tugas,

(2) Peran serta konsultatif,

(3) Peran serta jangka pendek,

(4) peran serta informal,

(5) Hak milik karyawan,

(6) Peran serta perwakilan.

Source : http://id.wikipedia.org/, http://yenirosilawati.blogspot.com/2008/03/perencanaan-sebagai-fungsi-manajemen.html, http://computersaya.blogspot.com/2009/10/faktor-waktu-dan-perencanaan-factor.html, http://guekemal.wordpress.com/2010/11/15/misi-dan-tujuan-organisasi/, http://dandyadventures.blogspot.com/2011/11/empat-tahap-dasar-perencanaan.html